Asiantuntijan vinkit ensimmäistä kulunvalvontajärjestelmää hankkivalle

Kun yritys harkitsee ensimmäisen kulunvalvontajärjestelmän hankintaa, voi olla vaikeaa ottaa huomioon kaikki tarvittavat yksityiskohdat. Haastattelimme jälleenmyyjäkumppanimme Lukkoluketin asiantuntijaa Roni Söderlundia ja kysyimme, mitkä asiat ovat tällaisessa tilanteessa usein mielen päällä. 

Miksi vaihtaa perinteiset avaimet kulunvalvontajärjestelmään?

Monille yrityksille ensimmäinen askel kulunvalvonnan hankintaan liittyy ahdistukseen vanhoista rauta-avaimista tai huonosti hoidettuun avainhallintaan. 

– Usein se tarve herää siinä kohtaa kun yrityksellä olisi kuitenkin joku lukoston uusinta edessä tai sitten avainhallinta on hoidettu niin huonosti, että puolet avaimista on jossain teillä tietämättömillä. Lisäksi yrityksillä on tietysti tarve ja halu panostaa turvallisuuteen ja siten rajata henkilöstön liikkumista kiinteistössä, Söderlund toteaa. 

Hänen mukaansa Megaflex-järjestelmällä voidaan saavuttaa pitkäaikaisia kustannussäästöjä, sillä järjestelmä mahdollistaa kevyemmän ja sähköisen kulunhallinnan sekä kattavan ja modernin kulunvalvonnan. Lukkoja ei tarvitse enää uudelleensarjoittaa, kun tunnisteiden lisääminen ja poistaminen tapahtuu verkossa, pilvipalveluna tuotetun järjestelmän kautta. Lisäksi järjestelmä on tietoturvallinen ja siihen on päivitetty aina viimeisimmät GDPR-asetukset.

Kenelle kulunvalvontajärjestelmät sopivat?

Kulunvalvonta sopii kaikenlaisille ja -kokoisille yrityksille sekä esimerkiksi taloyhtiöille. 

– Kulunvalvonnan järjestelmiä harkitsevat myös ne, jotka eivät halua sarjoittaa koko kiinteistöä uudelleen. Taloyhtiöt voivat esimerkiksi uusia vain ulko-ovien lukot ja jättää asunnot vanhalle sarjalle, jolloin saavutetaan eräänlainen hybridi-vaihtoehto.

Helposti skaalautuva ja yrityksen tarpeisiin mukautuva kulunvalvontajärjestelmä on oiva vaihtoehto myös sellaisille kiinteistöosakeyhtiöille, jotka vuokraavat tiloja vaikkapa toimistotiloiksi. 

Tästä hyvä esimerkki on Kiinteistöosakeyhtiö Suomen Lääkäritalo, joka peruskorjauksen yhteydessä siirtyi vanhoista rauta-avaimista Megaflexin kulunvalvontajärjestelmään.

Mitkä asiat tulisi huomioida kulunvalvontajärjestelmää hankittaessa?

1. Kustannustehokkuus: Yksi suurimmista Megaflexin eduista on sen kustannustehokkuus. Sen lisäksi, että lukkoja ei tarvitse enää sarjoittaa, myös itse järjestelmä ja sen asennus ja käyttöönotto on varsin kevyt.
2. Helppokäyttöisyys ja laajennettavuus: On tärkeää valita järjestelmä, joka pystyy skaalautumaan ja tarvittaessa kasvamaan vaivatta yrityksen mukana.
3. Integraatiot: Monille yrityksille on tärkeää, että järjestelmä tulee toimeen myös muiden käytössä olevien järjestelmien, kuten erilaisten HR-järjestelmien ja murtohälytinjärjestelmien kanssa.
4. Käyttäjäystävällisyys: Asiakaspalvelun ja hyvän tukipalvelun arvoa ei kannata vähätellä. Tietysti tulee ottaa huomioon myös se, miten palvelu näyttäytyy käyttökokemuksena loppukäyttäjille.

Eri tuotteiden ja palveluntarjoajien viidakossa hengästyy herkästi. Siksi olemme tehneet oppaan asioista, jotka kannattaa ottaa huomioon kulunvalvontajärjestelmän hankinnassa. 

Opas itsessään on suunnattu kulunvalvonnan järjestelmää vaihtaville yrityksille, mutta siitä on paljon apua myös kulunvalvontaa ensi kertaa hankkiville.

Yleisimmät ennakkoluulot ja väärinkäsitykset

Söderlundin mukaan moni sekoittaa kulunvalvontajärjestelmän eri seurantajärjestelmiin, kuten esimerkiksi työajanseurantaan. Tämä taas voi aiheuttaa puistatuksia myös hinnan suhteen.

– Moni sekoittaa kulunvalvonnan työajanseurantaan ja sitten koetaan, että se on kallis vaihtoehto – mitä vaikkapa Megaflex oikeasti ei ole, Söderlund toteaa.

Yleensä ensimmäisen kerran kulunvalvontajärjestelmää hankittaessa, suurin kuluerä ja investointi on uudet sähkölukot. 

– Ajat ovat muuttuneet. Ennen kulunvalvonta oli paljon kalliimpaa kuin lukot. Nyt näiden järjestelmien hinta on tullut paljon alaspäin verrattuna lukkoihin. 

Muutos on ollut vallalla Söderlundin mukaan viimeisten 10 vuoden aikana, jolloin  kulunvalvontajärjestelmien hinnat ovat selvästi laskeneet. 

Tässä piilee myös vaarallinen sudenkuoppa: ei välttämättä kannata ostaa sitä kaikista halvinta järjestelmää, jolla “saa vain oven auki”, mutta ihan tyhjästä ilmastakaan ei kannata maksaa. 

On siis löydettävä se kultainen keskitie ja luotettava palveluntarjoaja. Se vaatii omanlaisensa jumpan ja hyvän taustatyön, joka varmasti palkitsee tekijänsä. 

Kulunvalvonta kuntoon heti ensiyrittämällä

Megaflex on hyvä esimerkki kulunvalvontajärjestelmästä, joka sopii erinomaisesti ensimmäistä järjestelmää hankkiville yrityksille. Se on kustannustehokas, helppokäyttöinen ja sopii kaiken kokoisille yrityksille. 

– Me tiedetään ainakin myyjän näkökulmasta, että Megaflex on kustannustehokas. Se kun skaalautuu yhden oven järjestelmästä isommankin yrityksen tarpeisiin ja on todella helppokäyttöinen, Söderlund luettelee.

Kulunvalvontajärjestelmän hankinta ensimmäistä kertaa voi tuntua haastavalta, mutta oikeilla tiedoilla ja asiantuntijoiden avulla päätös helpottuu huomattavasti. Jos harkitset kulunvalvontajärjestelmän hankintaa, älä epäröi ottaa meihin yhteyttä matalallakin kynnyksellä. Autamme sinua aina yrityksesi kulunvalvonnan tarpeiden kartoittamisesta alkaen.