Miten kunta voisi tehostaa tilojensa iltakäyttöä ja ulosvuokrausta, ja samalla parantaa kiinteistöjen turvallisuutta? 

Olisiko samalla mahdollista vähentää manuaalista työtä, lisätä kulunvalvonnan tehokkuutta ja saada lisää tietoa tilojen käyttöasteesta?

Näihin kysymyksiin lähdettiin hakemaan vastausta Sipoossa vuonna 2017. 

Vanhentunut kulunvalvontaratkaisu oli aika vaihtaa uuteen, ja valinnassa painotettiin käyttäjäystävällisyyttä, kustannustehokkuutta sekä kulunvalvonnan integrointia muihin järjestelmiin, kuten HR-järjestelmään. Merkittävässä roolissa oli tilojen iltakäyttö.

– Kaikki lähti siitä, että halusimme tehdä tilojen ulosvuokrauksesta, niin sanotusta iltakäytöstä, paremmin hallittavaa, kertoo tekninen isännöitsijä Ossi Hartikainen.

– Halusimme yhtenäistää kunnan kiinteistöjen turvallisuusjärjestelmät ja lukitusratkaisut niin, että ne kaikki olisivat etähallittavia. Tavoitteena oli käyttäjäystävällinen, kustannustehokas ja yhtenäinen turvallisuusratkaisu kaikkiin kunnan tiloihin.

Miksi Megaflex? Laaja kartoitus, osaaminen ja pilotti vakuuttivat

Uuden kulunvalvontajärjestelmän hankintaprosessi alkoi haastattelemalla useampia potentiaalisia toimijoita. Huolella valmistellun toivelistan ja tarkempien neuvottelujen myötä vaihtoehdot alkoivat karsiutua.

Megaflex oli jo toimiva ja luotettava järjestelmä, jolla oli jo suuri käyttäjäkunta hyvine kokemuksineen. Siksi valinta oli lopulta selkeä.

– Aloitimme pilotoimalla yhdessä kohteessa, jotta näemme, miten kulunvalvonta kannattaa kohteissamme toteuttaa, kuvaa Hartikainen.

– Pilotin kautta sitten aika nopeasti varmistui, että Megaflex on meille oikea järjestelmä, ja että käyttö kannattaa laajentaa kaikkiin Sipoon kunnan kiinteistöihin.

Merkittävä osa hankintapäätöstä oli myös havainto siitä, ettei Megaflex-asiakas jää hankintansa jälkeen yksin. Megaflexin projektipäällikkö Marko Lehtonen oli sipoolaisten tukena koko prosessin ajan – ja on edelleen.

– Marko on ollut alusta asti mukana projektissa, samoin kuin moni muukin henkilö Megaflexiltä. Saimme homman käyntiin hienosti, kertoo Ossi Hartikainen yhteistyöstä.

– Ei ollut sellainen fiilis, että kauppa oli tehty,  ja jäisimme sen jälkeen omillemme, vaan kokonaisuutta on kehitetty läpi matkan yhdessä.

– Markon pitkä ja laaja kokemus on meille todella arvokasta. Tiedämme, että Megaflexillä on ihminen, joka pitää meistä huolen, ja tuntee meidän tarpeemme.

Moderni kulunvalvonta ja -hallinta toimivat erityyppisissä tiloissa

Nykyään Megaflex on käytössä 33 kunnan tilassa – kouluissa, päiväkodeissa ja hallintorakennuksissa. Järjestelmän käyttöönotto muutti kunnan toimintatapoja merkittävästi.

Työntekijöiden henkilökortit toimivat kulkutunnisteina ja kulkuoikeudet muodostuvat pääsääntöisesti kunnan eri järjestelmiin toteutettujen integraatioiden myötä.

Kulkuoikeudet tilanvarauksiin alkoivat muodostua automaattisesti, jolloin kulkuoikeuksien tekemiseen ja hallinnointiin liittyvä työ väheni.

– Meiltä on jäänyt paljon pois käsityötä.

Sipoon kunnan kulunvalvonta numeroina

• 33 kohdetta
• 131 Greenbox-päätettä
• 290 pääsypistettä
• 4600 käyttäjää
• Yli 100 000 kulkutapahtumaa kuukaudessa

Toimiva kulunvalvonta on kiinteä osa kunnan palveluja

Kunnan kiinteistöjen kulkumuutokset edellyttävät onnistunutta viestintää – kuten muutokset aina. Sipoossa iltakäyttäjien siirtyminen PIN-koodilla tunnistautumiseen herätti aluksi hieman kysymyksiä, mutta niistäkin selvittiin.

– Aluksi käyttäjiltä tuli palautetta, että ‘ei tämä taas toimi, ei me päästä mihinkään’. Tyypillisesti käyttäjät olivat väärällä ovella, tai väärään aikaan oikealla ovella, kertoo Hartikainen.  

Kulunvalvonnassa tapahtunutta muutosta kuvaa hyvin myös kunnan upouuden talviuintipaikan pääsyjen hallinta. Silloin, kun käytössä olivat vielä perinteiset avaimet, oli niitä jaettu kuntalaisille satoja – avainhallinta ei ollut ajan tasalla.

– Nyt talviuintipaikan kulunhallinta toimii mobiilitunnistautumisella. Osa iäkkäämmistä käyttäjistä kuitenkin protestoi älypuhelimeen liitettyä kulkuoikeutta. Teimme kompromissin, ja näille valikoiduille käyttäjille olemme jakaneet fyysiset kulkutunnisteet.

– Aiemmin tilanne oli käytännössä sama, kuin olisimme pitäneet siellä ovia avoinna: koko kylä omisti oikeudet kulkea sinne. Nyt tiedämme, että tiloihin pääsevät vain asiaan kuuluvat henkilöt, ja että tilat pysyvät siistinä. Kulunvalvonnan myötä näemme myös, kuinka paljon tiloja käytetään.